Teknik mengurus dokumen freelance
Belajar teknik mengurus dokumen seperti sebut harga, invois, perjanjian/kontrak sebagai seorang freelancer
Masa Bacaan: 5 minit
Sebagai seorang freelancer, banyak dokumen kita kena buat dan urus.
Dokumen-dokumen seperti sebut harga (quotation), invois (invoice), perjanjian/kontrak dan lain-lain.
Sekiranya awak betul-betul serius sebagai seorang freelancer, inilah masanya untuk belajar mengurus dokumen freelance.
Kenapa penting mengurus dokumen?
Ianya penting kerana akan datang satu hari awak akan perlu rujuk semula dokumen-dokumen tersebut.
Contohnya, bila klien tak bayar seperti dijanjikan, bila klien minta awak buat kerja lebih atau apabila awak nak isytiharkan pendapatan tahunan kepada LHDN.
Tapi kalau awak tak tahu dan tidak ada sistem mudah untuk mengurusnya, amatlah leceh dan renyah kalau nak uruskan dokumen.
Kesudahannya, awak sendiri pun lupa awak letak dokumen itu di mana dan tak boleh nak pertahankan diri awak sekiranya berlaku salah faham antara awak dan klien.
Penting untuk kita tahu hak kita dan pertahankan hak kita berdasarkan perjanjian kita bersama klien.
Jadi, apa sistem paling simple dan senang?
Saya tak pasti freelancer yang lain buat bagaimana tapi saya selesa dengan teknik ini.
Bagi saya teknik pengurusan dokumen paling senang adalah dengan menggunakan seperti Google Drive dan susun dokumen mengikut folder berdasarkan klien → projek.
Contohnya:
Folder: Klien A
Folder: Projek A
Dokumen: Sebut harga A1
Dokumen: Sebut harga A2
Dokumen: Invois A1
Dokumen: Perjanjian A1
Dokumen: Resit A1
Folder: Klien B
Folder: Projek B
Dokumen: Sebut harga B1
Dokumen: Invois B1
Dokumen: Perjanjian B1
Folder: Projek C
Dokumen: Sebut harga C1
Ini ialah satu teknik ringkas dan paling senang yang saya gunakan setakat ini.
Sekurang-kurangnya, tak renyah nak cari balik kalau perlu rujuk apa-apa dan kepala pun tak pening.
Namun begitu, ada beberapa perkara lain yang awak boleh tambah seperti:
Nombor bersiri mengikut projek/klien
Dalam teknik urus dokumen di atas saya hanya gunakan A1, B1 dan C1 sebagai contoh sahaja.
Saya juga pakai nombor bersiri contohnya, nama projek/klien ialah ACME Sdn Bhd, jadi saya akan mulakan nombor bersiri untuk dokumen dengan ACM001 atau ASB001.
Ikut mana yang awak suka asalkan boleh mudahkan awak track balik segala dokumen yang awak telah keluarkan.
Dan kalau awak ada banyak projek dengan klien tersebut (alhamdulillah, syukur), awak boleh campurkan akronim itu dengan nama projek juga.
Contoh, ACME Sdn Bhd dengan projek e-commerce web development.
Awak boleh gunakan nombor bersiri seperti AEW atau AWD sebagai contoh.
Boleh juga kalau awak nak tambah ACM-EWD-001 untuk nombor awak tapi saya kurang gemar sebab akan lagi panjangkan nombor itu.
Cuma kebaikan nombor panjang di atas adalah ianya akan memudahkan awak nak track klien dan projek yang mana satu.
Tapi bagi saya sepatutnya boleh diselesaikan sebab kita dah memang susun folder mengikut klien dan juga projek mereka.
Jadual Untung/Jualan
Kalau awak perlukan satu jadual (table) untuk kira total keuntungan awak secara tahunan, awak juga boleh buat satu dokumen di Google Sheets untuk jumlahkan berapa kos, sales dan keuntungan awak.
Ini juga akan memudahkan awak nanti untuk buat kira-kira untuk isytihar pendapatan bercukai di LHDN pada setiap tahun.
Tak kisah teknik apa yang awak gunakan, sama ada sebuah aplikasi atau web app, asal mereka mampu tawarkan ciri-ciri seperti ini.
Tapi untuk mereka yang dah dapatkan pakej lengkap kursus video RM300 Pertama, saya sedang bangunkan satu web app berasaskan template sebut harga, invois dan perjanjian yang telah menjana saya lebih RM150,000+ setakat hari ini.
Akses kepada web app ini akan diberikan secara percuma kepada yang dah dapatkan pakej lengkap kursus video ini.
Jadi, kalau awak juga nak gunakan web app ini dan dapatkan teknik saya ‘close’ client berdasarkan dokumen sebut harga (quotation) saya, awak kena dapatkan kursus video RM300 Pertama hari ini juga kerana harga akan naik pada bila-bila masa sahaja.
Interface web app ini masih belum dimuktamadkan lagi kerana ada beberapa ciri penting yang masih dalam pembangunan.
Dan minta jasa awak untuk bantu saya dengan jawab 1 soalan di bawah:
Tapi kalau saya pakai template di Google Document tak boleh ke?
Ya, boleh sahaja. Sama seperti yang saya lakukan selama ini.
Tapi agak renyah sebenarnya nak kena ubah mana-mana yang patut dan nak kena semak jika ada tertinggal apa-apa yang belum diubah.
Pernah ada satu masa itu, saya terlupa nak ubah satu butiran.
Nasib baik saya baca semula berulang kali sebelum hantar dokumen itu.
Kalau tak, memang malu dibuatnya dan akan nampak yang kita ini tidak profesional dan berkaliber.
Dan saya juga percaya yang masa itu emas.
Lagi-lagi kepada kita yang menjadikan masa kita sebagai aset.
Kerana sebagai seorang freelancer, kita tukarkan masa kita kepada wang ringgit yang dibayar oleh klien kita.
Dan kalau kita terpaksa habiskan masa berjam-jam semata nak buat dan urus dokumen freelance,
Bagaimana kita nak ada masa lebih untuk siapkan kerja freelance kita dan juga luangkan masa dengan orang yang kita sayangi?
Bayangkan kalau dengan web app ini, awak boleh generate quotation dan invoice secara automatik dengan hanya masukkan beberapa butiran sahaja.
Awak juga dah tak perlu nak tengok butiran (eyeballing) satu per satu untuk pastikan awak dah edit template sebelum ini dengan betul.
Insya-Allah dengan adanya web app seperti ini, saya harap ianya boleh membantu awak lajukan proses membuat dokumen seperti sebut harga, invois dan perjanjian freelance awak.
Dan paling penting, untuk jimatkan awak masa untuk mengurus dokumen dan gunakan terus teknik saya berjaya ‘close’ client berdasarkan template quotation dan invoice saya.
Kita jumpa lagi pada minggu hadapan.
Kalau awak ada sebarang soalan berkaitan freelance, awak boleh DM saya terus atau melalui NGL (anonymous)
Kalau awak dah bersedia, ada 2 cara saya boleh membantu:
→ Jika awak masih tak pasti apa itu freelance dan gambaran keseluruhan dunia freelancing, saya syorkan awak bermula dengan sumber percuma:
Zero To Freelancer Roadmap: Belajar apa itu freelance, mindset seorang freelancer, 3 elemen penting freelance, 5 fasa dalam perjalanan freelance dan banyak lagi.
Penulisan terdahulu dan thread Twitter yang boleh membantu awak bermula sebagai freelancer.
→ Jika awak dah mula freelance tapi masih belum menjana income, dapatkan panduan mudah ini untuk mula jana pendapatan dari RM300 pertama awak hingga ke ribuan ringgit:
Kursus Video RM300 Pertama: Ilmu A-Z untuk awak dapatkan klien freelance pertama dan seterusnya, mula menjana income.
Antaranya ialah belajar kenal pasti skil apa untuk ditawar kepada klien, belajar cara nak dapatkan 3 klien pertama dan 5 strategi jana RM300 pertama sebagai freelancer.